Тайм-менеджмент: что это такое, принципы управления временем

История

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Применение

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

• Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
• Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
• Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
• Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
• Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
• Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
• Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
• Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
• Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
• Всегда имеет чёткий план действий
• Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
• Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

Виды

Существует много разнообразных подходов в проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа.

• Персональный личный тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека. Умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм-менеджмент. Помогает человеку эффективно выполнять свою работу. Правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм-менеджмент. Регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей, например, корпоративный.

Плюсы

Человек, умеющий целесообразно распределять временные ресурсы быстро и с наименьшими трудозатратами, способен достичь выставленных целей.

Есть у тайм-менеджмента и другие преимущества:

• Антистресс. Упорядочение дневных дел снижает уровень тревожности. Когда вы отмечаете выполненные пункты в своем списке заданий, вы можете наглядно видеть прогресс. Это поможет избежать чувства стресса, вызывает ощущение удовлетворенности своими действиями.
• Дополнительное время. Эффективное управление временем дает больше возможностей, чтобы заниматься хобби либо другими личными делами.
• Карьерные возможности. Хорошие навыки тайм-менеджмента – ключевые качества, которые ищут работодатели. Умение выставлять приоритеты и планирования деятельности крайне желательна для любой организации.

Но самым главным достоинством является ощущение внутренней свободы и контроля своей жизни.

Основы

Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.

Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:

• Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове.  Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
• Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» – дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков. Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
• Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
• Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра). Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения

Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале. Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней.

Как работает

Тайм-менеджмент, как и любая система, состоит из нескольких элементов, на которых основывается его эффективность.

– Необходимо вести строгий учет своего времени;

– Необходимо оптимизировать рабочие временные ресурсы;

– Необходимо распланировать каждый день своей жизни;

– Необходимо подпитывать стремление «все успевать» постоянной мотивацией.

Может показаться, что следуя этим рекомендациям, вы будете делать все на автомате и совершенно потеряете радость в жизни. Однако, это не так. Наоборот, четко планируя время работы и отдыха, вы сможете выделить для себя пару «лишних» часов на отдых и развлечения.

Мотивация

Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?

Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:

• Не считаете это дело важным, оно кажется вам бессмысленным, вы не видите в нём ценности;
• Испытываете отрицательные эмоции при его выполнении;
• Вам не хватает знаний и ресурсов для его выполнения;
• Не хотите делать, но вынуждены;
• Вас постоянно отвлекают от работы посторонние;
• Всё время возникают задачи, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств. Либо вам их передают, а вы не можете отказаться, объяснив свою ситуацию.

Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.

Распределение по дням

Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года.

Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.

Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.

Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня.

Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.

Советы

При планировании дня вам могут помочь эти полезные советы:

• Ограничивайте количество важных дел. Оптимальное их число – от трех до пяти.
• Не накапливайте мелкие дела. Если можете выполнить задачу за несколько минут, лучше сделайте её сразу, или в промежутках между основными обязанностями. Можете выделить отдельный день на их выполнение.
• Не позволяйте воровать у вас время. К похитителям времени можно отнести лень, социальные сети, просмотр новостных лент, постоянная проверка электронной почты и прочее.
• Поддерживайте порядок. Наведите порядок на рабочем столе, в доме и в собственных мыслях. Порядок на рабочем месте позволяет лучше сконцентрироваться, меньше отвлекаться на лишние мелочи. Наведите порядок в доме. Если считаете, что уборка занимает у вас много времени, воспользуйтесь помощью клининговых компаний. Порядок в мыслях тоже играет очень важную роль. Ставьте определенные цели, определяйте важное и старайтесь уделять ему больше времени.
• Заведите полезные привычки. Определите, какие полезные привычки вы хотите освоить. Подумайте, для чего именно они вам важны. Например, хотите выучить иностранный язык, чтобы больше путешествовать.Для того чтобы привычка прижилась, необходимо ежедневно внедрять её в свою жизнь на протяжении хотя бы месяца. Можете воспользоваться трекерами привычек.
• Следите за уровнем энергии. Количество энергии внутри показывает, насколько вы будете продуктивным. Если ощущаете нехватку, необходимо восполнять энергию, прежде чем заняться важными делами. Для этого постарайтесь найти свои источники.
• Время на отдых и увлечения. Выделяйте время, чтобы немного отдохнуть и заняться любимыми делами.
• Поощряйте себя. За успешно выполненные дела балуйте себя небольшими подарками или приятными вещами. Это мотивирует.

Как правильно составить список дел:

• Для начала понаблюдайте за собой сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
•  Напишите список дел с вечера.
• Записывайте конкретные пункты. Например, зайти в магазин, к этому пункту приложите список покупок.
• Планируйте весь свой день, не только работу.
• Начинайте свой день с выполнения не трудных задач, чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
• Список дел должен быть всегда на виду.
• Не пишите в списке больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать что вы что-то не успели.

Плюсы и минусы системы тайм-менеджмента

У системы планирования, как и у любой другой методики повышения личной продуктивности, есть свои плюсы и минусы.

Навыки тайм-менеджмента;  Плюсы;  Минусы

Любые навыки тайм-менеджмента нужно использовать с умом и комплексно. Только разумный, взвешенный подход к этой методике поможет реально повысить свои показатели и взять время под контроль.

Принципы

В тайм-менеджменте нет каких-то совсем уж жестких правил и аксиом. Каждый человек решает с его помощью свои задачи, и то, что приносит пользу одному, у другого может просто не работать.

Тем не менее, при желании мы можем выделить несколько универсальных принципов тайм-менеджмента, с которыми наверняка согласится большинство специалистов по личной эффективности. Вот они:

1. Постановка целей. Чтобы менять свою жизнь к лучшему, человек должен ставить перед собой цели и стремиться к их достижению. В тайм-менеджменте принято ставить перед собой как глобальные цели (охватывающие всю жизнь), так и цели поменьше (на год, на месяц, на день).

2. Планирование. Любую деятельность следует планировать: это позволяет действовать более рационально и эффективно. Планирование (т. е. выбор предстоящих действий и их последовательности) — это главный метод тайм-менеджмента.

3. Расстановка приоритетов. Нужно выявлять самые важные дела и выполнять их в первую очередь. Такие дела сильнее всего влияют на нашу жизнь: сосредоточившись на них, мы быстрее достигаем своих целей.

4. Опора на самодисциплину. Самодисциплина — это способность следовать своим планам, невзирая на сиюминутные желания и потребности. Если человек не обладает хотя бы минимальным уровнем самодисциплины, он вряд ли сможет полноценно пользоваться тайм-менеджментом.

5. Планирование отдыха. Полноценный и своевременный отдых — это залог сохранения работоспособности.

6. Фиксация задач. Предстоящие дела следует не запоминать, а записывать (например, в ежедневник или в таск-менеджер). Во-первых, о незаписанных задачах легко забыть. Во-вторых, такие задачи выглядят необязательными для выполнения. В-третьих, попытка удержать их в голове приводит к снижению продуктивности и увеличению уровня стресса.

7. Декомпозиция. Крупные дела рекомендуется разбивать на отдельные этапы (подзадачи). Это облегчает их планирование и выполнение.

8. Иерархия планов. Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня. Планируя день, нужно учитывать планы на неделю, а планируя неделю — планы на месяц. Это принцип помогает непрерывно двигаться к цели.

9. Борьба с хронофагами. Хронофаги (поглотители времени) — это все, что ворует у нас время и срывает наши планы. Сюда относится как наша собственная непродуктивная деятельность (вроде просмотра сериалов), так и люди, мешающие нам работать.

10. Борьба с отвлечениями. Отвлечения снижают производительность труда и приводят к преждевременной усталости. Рекомендуется во время работы максимально «отгораживаться» от внешнего мира: отключать ненужные уведомления, переводить телефон в беззвучный режим, избегать излишне общительных коллег и т. д.

11. Борьба с мультизадачностью. В каждый момент времени следует заниматься только одним делом. Попытка выполнять сразу несколько задач обычно приводит к стрессам и снижению продуктивности.

12. Повышение производительности труда. Свою работу необходимо выстраивать так, чтобы получать максимальный результат при минимальных затратах времени и сил.

13. Гибкость. Если обстоятельства меняются, нужно менять и планы.

14. Создание своей системы тайм-менеджмента. Универсальных решений не бывает: из огромного арсенала тайм-менеджмента следует брать лишь те методы, которые будут работать именно у вас. При этом каждый такой метод желательно адаптировать под себя.

15. Анализ. Рекомендуется регулярно анализировать свою деятельность, оценивать ее эффективность, выявлять в ней слабые места и недочеты. Такая обратная связь помогает непрерывно совершенствовать свою систему тайм-менеджмента и добиваться в этой жизни большего.

16. Саморазвитие. Главный инструмент тайм-менеджмента — это сам человек. Наша эффективность напрямую зависит от наших личных качеств: уровня самодисциплины, знаний, навыков, умения думать и принимать правильные решения. Чтобы тайм-менеджмент приносил максимальную пользу, в первую очередь следует заботиться о собственном развитии.

Таковы вкратце основные принципы тайм-менеджмента. Заметим, что каждому из этих принципов соответствует множество самых разных приемов и техник. Например, для расстановки приоритетов (принцип № 3) может применяться матрица Эйзенхауэра, метод АБВГД, метод многокритериальной оценки, принцип Парето, АБВ-анализы так далее.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому:  «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина – это не просто техника тайм-менеджмента, это система построения глобальных жизненных целей и ориентиров. В ней все ежедневные задачи и дела подчинены базовым ценностям человека. Вы всегда будете знать, зачем что-то делаете и как это конкретное действие приближает вас к целям.

Пирамида состоит из 6 уровней:

1. Жизненные ценности. Это основа основ, костяк вашей личности. Они отражают то, что для вас имеет первостепенную значимость, то, что наполняет жизнь смыслом. Для кого-то такими ценностями могут быть альтруизм, духовное развитие, самовыражение, а для кого-то – власть, влияние, материальное благополучие. Главное – быть честным с самим собой при декларации ценностей и не пытаться казаться лучше, чем вы есть на самом деле.
2. Глобальная цель. Грубо говоря, это материальный эквивалент, в котором ваши ценности находят свое выражение. Например, если ваша главная ценность – самореализация, то целью может быть карьера всемирно известного певца или художника.
3. Генеральный план. Что вам нужно сделать, чтобы прийти к своей цели, какие этапы пройти. Если взять уже упомянутого нами певца, то его путь будет включать в себя получение музыкального образования, сочинение и запись песен, раскрутку внутри своего региона и затем уже выход на мировой уровень.
4. Долгосрочный план. Программа на ближайшие 5 лет по выполнению пунктов из генерального плана.
5. Краткосрочный план. Конкретные действия на ближайшие несколько месяцев.
6. План на день. День – самая мелкая единица времени в пирамиде Франклина. Однако даже она подчинена жизненным ценностям и глобальным целям. Такая система позволяет поддерживать высокий уровень мотивации на протяжении всего пути.
   

Матрица Эйзенхауэра

Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр создал матрицу Эйзенхауэра, которая помогает распределить задачи в соответствии со сроками и степенью важности.

Для этого разделите лист бумаги на три столбца: список задач, важно и срочно. Напротив задачи укажите ответ “Да” или “Нет” на вопросы:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Отвечаем на вопросы

Затем нарисуйте таблицу и две оси: ось важности по вертикали и ось срочности по горизонтали. Так образуется матрица, в которой выделяются четыре квадранта: “A”, “B”, “C”, “D”.

В каждый из квадрантов записываются задачи и дела в соответствии с таблицей из трёх столбцов.

Сортируем задачи

И для начала важное примечание: срочные дела из квадранта “С” не перепутайте с делами из квадранта “А”, а то получится неразбериха.

• Квадрат А – сделайте это немедленно. При грамотном планировании квадрант остается пустым. Для этого пункты остальных квадрантов делайте вовремя;
• Квадрат В – решайте, когда это сделаете. Заслуживает пристального внимания, отражает приоритетные и текущие задачи. Эти задачи и формируют основу расписания;
• Квадрат С – сделайте позже. Дела из данного квадранта отвлекают, мешают сосредоточиться и не приближают человека к желаемому результату;
• Квадрат D – игнорируйте. Задачи из квадранта D не приносят никакой пользы, они игнорируются. Это те самые пожиратели времени.

Ранжирование задач по матрице Эйзенхауэра упрощает составление расписания, помогает эффективно управлять временем. Достаточно спланировать время для выполнения задач из группы “В” и “С”.

Закон Паркинсона

Задача заполняет все время, отведенное на нее. Говоря простыми словами, если у вас есть две недели на подготовку к экзаменам, вы закончите подготовку аккурат к концу второй недели. Даже если весь материал можно выучить за один вечер. Из этого закона вытекает важное правило – обязательно устанавливайте дедлайны!

Цель должна быть реальной и должна «заряжать»

Во-первых, цель должна исходить именно от твоих желаний, а не быть навязанной обществом или семьей. Только в этом случае она будет заряжать. Должно быть четкое представление для чего тебе нужно достижение этой цели. Как изменится твоя жизнь, когда ты достигнешь её.

Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас продавец в магазине, а мечтаете о собственном автомобиле Porche, то скорей всего вы ничего не начнете делать для достижения этой цели по двум причинам:

• Вам кажется, что это не для вас и у вас никогда такого не будет (даже если вы будете визуализировать каждый день и увешивать всю квартиру картинками с дорогим автомобилем, увы, ничего не произойдёт).
• Это слишком далекая цель. Если вы посчитаете, что с вашим доходом такую машину можно купить через 50-60 лет, то мотивация сразу же пропадёт, потому что цель очень далека от настоящего времени.

Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Современные технологии наконец достигли той точки, когда мы можем автоматизировать многие рутинные действия. И это не означает, что вы должны купить робота-домработницу. В первую очередь это касается работы за компьютером и в интернете.

Вот некоторые дела, которые можно возложить на плечи современных технологий:

• Создавайте шаблоны писем и рассылок электронной почты;
• Устанавливайте напоминания в Google Календарь, чтобы не заглядывать постоянно в список дел;
• Используйте сервисы кросс-постинга для управления своими аккаунтами в различных соцсетях;
• Используйте шаблоны электронных таблиц для создания еженедельных/ежемесячных отчетов;
• Настройте автоматическую оплату по счетам с помощью сервисов мобильного банкинга;
• Используйте чат-боты для общения с потенциальными клиентами.

Вы также можете обратиться к программистам, чтобы создать автоматические решения для более специфических задач.

Лягушка

Есть такая притча: «Если первым делом поутру вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день».

Лягушка – это самое противное, самое большое и одновременно самое важное дело, которое приблизит вас к вашей основной цели. Это то дело, которое вы бы с радостью отложили на завтра, послезавтра, на следующий месяц и т.д. И каждый раз, вспоминая о том, что вы до сих пор не сделали это дело, внутри становилось бы так плохо и так не по себе.

Нужно научиться выполнять такие дела СРАЗУ. Например, возьмите за правило начинать свой день с «поедания лягушки».

Планируйте свой день так, чтобы выполнение самых важных и больших дел приходилось на первую половину дня. Заставляйте себя съедать лягушку ежедневно пока это не войдёт в привычку.

Чем же полезна съеденная лягушка?

Во-первых, вы освобождаете свой разум от навязчивых напоминаний о неприятных делах.

Во-вторых, после выполнения самых масштабных дел вы будете чувствовать прилив энергии, гордости и уверенности в себе и в своих силах.

В-третьих, вы будете видеть свой прогресс с каждой съеденной лягушкой. Вы станете эффективнее и продуктивнее.

Недолгий полет Супермена

Вспомните, в каких обстоятельствах мы обычно жалеем о собственной неэффективности. Когда есть несколько горящих приоритетных задач, почта переполнена новыми сообщениями, смартфон разрывается от звонков, а в мессенджере куча непрочитанных сообщений. В такой ситуации хочется прибавить оборотов и работать быстрее, а мозг едва соображает, пытаясь сконцентрироваться на самых важных делах.
Такое возникает, когда слишком много «вводных», что ведет к перенасыщению нашего мозга. Поэтому кажется, что от необходимости реагировать на все «вводные» у нас «едет крыша». Не будем забывать, что в дополнение к хаосу вокруг наш мозг сам генерирует хаос в виде проактивных и реактивных мыслей.

Хаос – это любая вводная, требующая нашей реакции

Знакомьтесь, это мистер Мозг, и он совсем не изменился за последние 600 лет, что доказано нашими любимыми британскими учеными. Левое полушарие отвечает за логику, правое полушарие – за чувства, лобные доли – за оперативную память (планирование, принятие решений, определение приоритетов), затылочная часть – за визуальное восприятие.
Мы можем удерживать внимание лишь на 7 (±2) факторах, требующих нашего внимания и усиленного контроля. Всё, что выходит за это количество, воспринимается человеком как угроза, мозг дает сигнал тревоги, блокируя мышление лобных долей и впрыскивая адреналин для ускорения. Пещерному человеку этот механизм помог выжить, когда нужно было действовать быстро при встрече с саблезубым тигром. Из-за вброса адреналина наш предок спасался, убегая, или действовал решительно, атакуя хищника. Мозг не изменился, он все также реагирует на опасности. Сейчас же такая реакция мозга дезорганизует и утомляет. Работая на проекте, мы порой пытаемся охватить все вводные, но физически не можем их осознать, как итог – в конце рабочего дня продолжаем чувствовать беспокойство, и даже дома испытываем раздражение на любые новые вводные.
Ощущение собственной неэффективности подталкивает к переработкам, которые только ухудшают ситуацию. Мы вновь и вновь садимся за работу, пытаясь наверстать то, что нам кажется упущенным. Это нормально работает на спринтерских дистанциях (переработки время от времени) и пагубно влияет на марафонах, когда переработки носят постоянный характер. Оказавшись в такой ситуации, мы часто не в силах из неё выбраться. Появляется трудоголизм.

Трудоголизм – заболевание, подобное насморку, встречается время от времени у каждого.

Я не раз видел, как сотрудники отказывались уходить из офиса после окончания рабочего дня, поскольку работы оставалось еще слишком много. Работали по 12 часов, хотя последние часы были малоэффективны. Посмотрите на себя со стороны, товарищи трудоголики! Посмотрите на свой день, сделайте ретроспективу его и своей производительности.
Все лежит на поверхности: гиперответственность приводит к трудоголизму так же часто, как и адреналиновая зависимость к генерации проблем. Человек сам подсознательно создает себе проблемы, а потом доблестно с ними справляется – на новой порции адреналина. Как распознать трудоголизм? Да очень просто: трудоголики не спешат компенсировать свои сверхурочные часы, они работают на износ, не успевая восстанавливаться и не преднамеренно, снижая качество своей работы, а затем и свою производительность.

«Сделайте вашу работу наполненной жизнью, а не жизнь наполненной работой».
Стивен Кови

Сидеть над проектом от рассвета и до заката – не самый лучший способ показать лояльность компании. Работа сверх нормы снижает качество и при этом стоит дорого для всех. Компания платит денежную компенсацию за переработку, а в дальнейшем и за потерянное качество.
Любопытный факт: многие люди, ставшие впоследствии знаменитыми, не так уж много времени тратили на свое дело жизни.
Посмотрите, как проходил день у Гюго, Чайковского и Моцарта. Зеленые секторы – это время, отданное профессии.

Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

Правило трёх

Для тех, кто не в ладах с цифрами или не может делать по девять дел за день, Крис Бейли, автор книги «Мой продуктивный год», придумал правило трёх. Оно гласит, что для достижения продуктивности достаточно каждый день выполнять три самых важных дела.

Вместо того, чтобы распылять свои силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, просто выберите три самые важные задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите ещё три, и так далее. Так вы будете сохранять сосредоточенность. Это же правило можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

Заключение

Основное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов, а также обязательное планирование обязанностей и отдыха. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать.

А для ответа на вопрос «Как научиться распределять время, чтобы все успевать?» существует простой совет: время нужно распределять осознанно. Не жить беспорядочно и хаотично, а ценить каждую минуту времени и искать способы, как и на что его правильно потратить. Тогда ваша жизнь будет выстраиваться по новой схеме и каждый день станет успешным, насыщенным и будет приносить радость!